8 ईमेल शिष्टाचार गलतियों को भी स्मार्ट लोग बनाते हैं

ईमेल संचार ने व्यापार की दुनिया में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाई है और इसे हर व्यवसाय की आत्मा माना जाना चाहिए। आज हम एक वैश्विक गाँव में काम कर रहे हैं, जहाँ विभिन्न माध्यमों से इंटरनेट पर बहुत अधिक व्यापार किया जा रहा है। यह न केवल आसान और तेज़ बनाता है, बल्कि त्वरित निर्णय लेने में भी मदद करता है। ईमेल संचार उन माध्यमों में से एक है जो उद्यमियों को ग्राहकों के साथ अपने सौदों को अंतिम रूप देने और उनके व्यवसाय की तीव्र गति को बनाए रखने में मदद करते हैं।

जैसे ही उन्हें आदेश की पुष्टि हुई, कंपनी के भीतर और निष्पादन शुरू हो गए, जहां मार्केटिंग, योजना, वित्त, संचालन और आपूर्ति श्रृंखला आंतरिक रूप से और साथ ही उनके संबंधित बाहरी समकक्षों के साथ संवाद करना शुरू करते हैं।

यह अत्यंत महत्वपूर्ण हो जाता है कि हर कदम के दौरान कुछ भी गलत या व्यक्तिगत नहीं होगा और उचित प्रबंधन और संचार की सहायता से सुचारू रूप से क्रियान्वयन होगा ताकि ग्राहक की जरूरतों को मांग के अनुसार पूरा किया जा सके जो कि हर व्यवसाय का अंतिम लक्ष्य है।

मैं पिछले आठ वर्षों से व्यावसायिक क्षेत्र से जुड़ा हुआ हूं और संचार के इस महान उपकरण के कई पेशेवरों और विपक्षों को देखा है, लेकिन तथ्यों के बावजूद, विभिन्न प्लेटफार्मों पर पहले से ही कई लेख लिखे गए हैं, मुझे व्यक्तिगत रूप से लगता है कि केवल मूल बातें हैं अच्छी तरह से समझाया गया है और अभी भी कुछ गलतियाँ हैं जो लोग अपनी अज्ञानता या लापरवाही के कारण अक्सर करते हैं और इसलिए यह संचार के कुछ बाद के चरणों में अनैतिक हो जाता है।

व्यापार ईमेल गलतियों

इससे पहले कि मैं उन आम को सूचीबद्ध करता हूं ईमेल शिष्टाचार गलतियों आपके संदर्भ और समीक्षाओं के लिए, मैंने खुद पहले से ही प्रकाशित सभी गलतियों की जाँच की और किसी भी दोहराव से बचने की पूरी कोशिश की ताकि आप अपने निजी अनुभव और टिप्पणियों के माध्यम से कुछ नया सीख सकें।

नीचे कुछ सामान्य रूप से चर्चा की गई ईमेल संचार गलतियां हैं, जो मैंने इंटरनेट पर विभिन्न नोट्स पढ़ने के बाद निष्कर्ष निकाला है, मैं चाहता हूं कि आप मेरी बातों तक पहुंचने से पहले इन माध्यमों से गुजरें।

• ईमेल पर गलत, परेशान या भावनात्मक टोन का उपयोग करने से बचें
• सभी को जवाब न दें, आपको केवल यह पता लगाने की आवश्यकता है कि विषय वस्तु के लिए प्रासंगिक कौन है।
• बहुत अधिक या लंबे ईमेल न लिखें, विषय के लिए विशिष्ट रहें।
• यदि आवश्यक हो तो किसी भी दस्तावेज़ को संलग्न करने से न चूकें।
• आपका विषय आपके ईमेल का द्वार है, इसलिए यह स्पष्ट और सटीक होना चाहिए।
• विकल्प भेजने पर अपना कर्सर लाने से पहले हमेशा दो से तीन बार पढ़ें।
• अनावश्यक ईमेल न भेजें; कभी-कभी मामले को आमने-सामने चर्चा या फोन कॉल पर हल किया जा सकता है।
• हमेशा व्यावसायिक घंटों के दौरान ईमेल भेजने की कोशिश करें और इसलिए एक ही समय सीमा के भीतर अनुस्मारक या अनुवर्ती ईमेल भेजें।

यद्यपि उपरोक्त सभी महत्वपूर्ण हैं और लगभग हर कोई, जो इस उपकरण के महत्व को जानता है, अपने संचार को तदनुसार संरेखित करने का प्रयास करता है, लेकिन फिर भी मुझे लगता है कि नीचे कुछ गलतियां हैं, जो हर उस व्यक्ति से बचना चाहिए जो इसके साथ जुड़ा हुआ है।

8 ईमेल शिष्टाचार गलतियाँ जो आपके करियर को मार रही हैं:

ईमेल शिष्टाचार गलतियों

1. वरिष्ठ अधिकारियों को एक नियमित दिन संचार के लिए दिन में रखना।

हालांकि यह ऊपर उल्लेख किया गया है कि इसे “सभी को उत्तर दें” से बचना चाहिए, लेकिन साथ ही, अपने वरिष्ठों का सम्मान रखें, वे हमेशा यहां हर मामले में हमारी मदद करने के लिए हैं, लेकिन यह तय करना हमारे ऊपर है कि क्या विषय उनके समर्थन की जरूरत है या नहीं, क्योंकि उनके पास व्यापार के लिए कुछ और महत्वपूर्ण कार्य हैं और इस तरह के अनावश्यक ईमेल उन्हें हमेशा अपनी मुख्य जिम्मेदारियों से विचलित करते हैं।

2. ईमेल विषय को संचार के बीच में बदलें।

कुछ लोग संचार के बीच में विषय को बदलते हैं, यह एक अपराध है क्योंकि जब आप संचार विषय को तोड़ते हैं, तो यह पूरी संभावना है कि संचार श्रृंखला में कोई व्यक्ति कभी भी मामले को ठीक से प्राप्त नहीं कर सकता है और इसलिए यह बाद में किसी अप्रत्याशित मुद्दे का कारण बन सकता है ।

3. हर्ष अग्रवाल के लिए ध्यान देने वाले व्यक्ति का संक्षिप्त नाम यानि HA लिखें

कुछ लोग आदतन उपरोक्त नामों का संक्षिप्त रूप लिखते हैं, यह एक असभ्य / अनैतिक या कारणपूर्ण व्यवहार माना जाता है, भले ही आपके पास दूसरी तरफ के लोगों के साथ कुछ स्पष्टता हो, फिर ऐसा करते समय पूर्ण या पहला / अंतिम नाम लिखेंगे। किसी भी प्रकार का व्यावसायिक संचार। हमेशा अपने वरिष्ठों का सम्मान बनाए रखें और उनके नाम के आगे मिस्टर या सम्मानित लिखें।

4. पाठ शरीर की पृष्ठभूमि के लिए विशेष विषय / प्रभावों का उपयोग

कुछ लोग कुछ डिज़ाइन या थीम के साथ पृष्ठभूमि का उपयोग करते हैं, पेशेवर संचार करते समय इसे तब तक टाला जाना चाहिए जब तक कि आप किसी भी फर्म से जुड़े नहीं हैं जब तक कि यह ग्राहकों के लिए आवश्यक न हो।

5. थ्रेडेड वार्तालाप में पहले ईमेल के बाद हस्ताक्षर जोड़ना:

एकल ईमेल के बाद पूर्ण हस्ताक्षर का उपयोग करने से ईमेल की लंबाई अनावश्यक रूप से बढ़ जाती है, जो अच्छा नहीं लगता है, इसलिए केवल कुछ संबंध आदि के साथ नाम का उल्लेख करें, खासकर यदि आप Wisestamp या डिफ़ॉल्ट Gmail हस्ताक्षर विकल्प जैसे टूल का उपयोग कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप अपना दोहराव नहीं करते हैं फिर से हस्ताक्षर।

6. नवीनतम ईमेल न पढ़ें और पुराने / पिछले ईमेल पर वापस लौटें।

कभी-कभी लोग ईमेलों का जवाब देने के लिए या किसी लापरवाही के कारण अपने सामान्य त्वरित इरादों के कारण या तो हालिया ईमेल का जवाब नहीं देते हैं, लेकिन इस मामले में इस गलती के बारे में जानने के बाद दोनों ही मामलों में शर्मिंदा हो जाते हैं, इसलिए हमें हमेशा ईमेल विषय को फ़िल्टर करें। यह हमें किसी भी विषय के खिलाफ सबसे हालिया ईमेल के बारे में स्पष्ट संकेत देता है।

7. बंद दिनों पर ग्राहकों या आपूर्तिकर्ताओं को अनुस्मारक भेजें।

हमें अपने ग्राहकों की छुट्टियों / बंद के दिनों का सम्मान करना चाहिए, शनिवार और रविवार के अलावा, हर देश की अपनी सार्वजनिक / राष्ट्रीय छुट्टियां होती हैं इसलिए उनका पीछा करना या उस दिन फॉलो-अप ईमेल भेजना चाहिए, हमें उन्हें सम्मान के साथ संदेश भेजना चाहिए उनके अवसर। यह निश्चित रूप से आपके ग्राहकों के साथ आपके रिश्ते को मजबूत करेगा।

8. फॉरवर्ड डॉक्यूमेंट / एक्सेल शीट विषय के बिना अटैचमेंट के रूप में या टेक्स्ट बॉडी में कुछ भी उल्लेख नहीं है।

कभी-कभी कार्यस्थल पर लोग ईमेल को किसी विषय के साथ नहीं भेजते हैं या ईमेल बॉडी में कोई विवरण नहीं होने के साथ एक दस्तावेज के रूप में अग्रेषित करते हैं, इस मामले में, यदि प्राप्तकर्ता को इस तरह के ईमेल प्राप्त करने के लिए उपयोग नहीं किया जाता है, तो वह निश्चित रूप से आपके संदेश को अनदेखा करेगा। और इसलिए आप बदले में कुछ भी नहीं उत्पादक होने की उम्मीद कर सकते हैं।

उपरोक्त गलतियाँ करना बहुत आम है और यदि आप इनमें से कोई भी बना रहे हैं, तो चिंता की कोई बात नहीं है। अब से, आपको सावधान रहना चाहिए और सुनिश्चित करना चाहिए कि आप इसे कभी नहीं दोहराएंगे। आप भविष्य में त्वरित संदर्भ के लिए इस पृष्ठ को बुकमार्क भी कर सकते हैं।

अंत में, मुझे कहना होगा कि थोड़े से परिश्रम और प्रयास के साथ, हम इस उपकरण का उत्कृष्ट उपयोग कर सकते हैं और यह निश्चित रूप से बदले में हमारे कार्य प्रबंधन को मजबूत करेगा और साथ ही हमारी उत्पादकता को बढ़ाएगा जो सफल विकास के लिए हर व्यवसाय की अंतिम आवश्यकता है। ।

मुझे ईमेल भेजते समय आपके द्वारा की जाने वाली सामान्य गलतियों के बारे में बताएं जो किसी को भी कभी भी नहीं करनी चाहिए। अगर आपको यह ईमेल टिप्स उपयोगी लगी है, तो इसे अपने दोस्तों या किसी ऐसे व्यक्ति के साथ साझा करें, जो अक्सर आपको ईमेल भेजते समय ऐसी गलतियाँ करते हैं। 😉

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